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Was genau verbirgt sich eigentlich hinter dem Begriff der Buchhaltung und wer ist dazu verpflichtet? Es lässt sich in mehrere Formen unterscheiden und vor allem gilt es einiges zu berücksichtigen.

Die Buchhaltung gehört zu den Aufgaben, die jedes Unternehmen zu erbringen hat und wofür oftmals eine eigene Abteilung vorgesehen ist. Dort zeigen sich eine oder mehrere Personen – sogenannte Buchhalter – dafür verantwortlich, eine Buchführung zu betreiben. Dabei ist jedoch zwischen einer Buchführung und einer Buchhaltung zu differenzieren, denn beide Begriffe werden zwar oftmals im gleichen Atemzug oder auch als Synonym für das andere Wort verwendet. Die Definition für die Buchhaltung könnte lauten: Es ist die Analyse und Dokumentation aller Vorgänge, die sich um das Vermögen des Unternehmens drehen. Dazu gehören beispielsweise Kredite, Einkäufe von notwendigem Material, Abschreibungen, Lohnkosten und natürlich auch die Einnahmen. Die Buchhaltung lässt sich dabei noch einmal in weitere Teilbereiche aufsplitten.

Buchhaltung ist nicht gleich Buchhaltung – die verschiedenen Formen

Einer dieser Bereiche ist die klassische Finanzbuchhaltung. Hier geht es darum, alle finanziellen Transaktionen des Unternehmens festzuhalten. Dabei soll deutlich werden, welche eventuellen Schulden welchem Vermögen gegenüberstehen. Ebenso spielt eine Rolle, wie sich die Bestände verändern, wobei die Gewinn- und Verlustrechnung anknüpft. Bei dieser stehen die Aufwendungen dem Ertrag gegenüber. Zu guter Letzt fällt unter die Finanzbuchhaltung noch die Frage der Selbstkosten, also welche innerbetrieblichen Leistungen welche Kosten verursachen.

Ein weiterer Bereich ist als Debitorenbuchhaltung bekannt. Unter Debitoren sind Kunden des Unternehmens zu verstehen. Hier ist von Relevanz, welche Forderungen noch gestellt werden, aber auch, welche Gutschriften es zu konstatieren gibt. Das passende Gegenstück dazu bildet die sogenannte Kreditorenbuchhaltung. Der Begriff der Kreditoren meint externe Anbieter oder Lieferanten für das eigene Unternehmen. Sie gewähren dem Unternehmen gewissermaßen einen Kredit, indem sie ein Produkt oder eine Dienstleistung bereitstellen. Diese Form der Buchhaltung ist also dafür vorgesehen, möglichst alle offenen Rechnungen im Überblick zu behalten.

Nicht zu vergessen ist darüber hinaus die Anlagenbuchhaltung. Ihr unterliegen alle Vermögensgegenstände des Unternehmens wie Grundstücke inklusive Gebäude, Werkzeuge und Maschinen, Fahrzeuge und gegebenenfalls auch Lizenzen, Patente und Konzessionen. Die Anlagenbuchhaltung ist vor allem dann von Bedeutung, wenn es darum geht, einer externen Stelle wie dem Finanzamt einen Überblick über die Vermögenswerte des Unternehmens zu verschaffen. Gleichzeitig ist es für den Betrieb selbst wichtig zu sehen, zu welchem Zeitpunkt welche Investitionen zu tätigen sind. Außerdem soll nicht unerwähnt bleiben, dass sich die Anlagenbuchhaltung in zwei Unterkategorien aufteilt – die Lohnbuchhaltung und die Bilanzbuchhaltung.

Wer ist zur Buchhaltung verpflichtet und wer nicht?

Letztlich bleibt die Frage, wer dazu verpflichtet ist, eine Buchhaltung zu führen und wer nicht. Jeder, der als Unternehmer, Kleinunternehmer oder Freiberufler gilt, muss zunächst einmal eine Gewinnermittlung durchführen. Schon dabei gibt es zwei Formen: Die doppelte Buchführung und die Einnahmen-Überschussrechnung, auch als EÜR abgekürzt. Zweitgenannte ist die simplere Form und diese ist für Freiberufler, Gewerbetreibende mit einem geringen Einkommen sowie landwirtschaftliche Betriebe vorgesehen. Gewerbetreibende mit höheren Einnahmen sind zu einer doppelten Buchführung verpflichtet. Sie wird so genannt, da es zwei Konten mit Soll und Haben anzulegen gilt. Freiberufler brauchen dies nicht zu tun – dafür listen sie aber ihre Einnahmen und Ausgaben auf und stellen diese einander gegenüber. Und dann gibt es da noch die Kleinunternehmer. Zu diesen zählen all diejenigen, die selbstständig, freiberuflich oder gewerblich arbeiten und vor allem weniger als 17.500 Euro jährlich und weniger als 50.000 Euro im Folgejahr einnehmen. Sie müssen an das Finanzamt keine Umsatzsteuer zahlen und können diese demnach auch nicht auf ihren Rechnungen verlangen.